Isikuandmete töötlemine Keeleametis

Alljärgnev teave ei hõlma:

• juriidiliste isikute ja ameti andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;

• isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Keeleameti veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda amet (välislingid).

Keeleamet on valitsusasutus, mis töötleb isikuandmeid seaduse ja selle alusel antud õigusaktidega pandud ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses.

Volitatud töötlejad

Isikuandmeid töötleme erinevates infosüsteemides, kõigis neis on tagatud isikuandmete kaitse.

Infotehnoloogilise töökoha teenust, infosüsteemide majutust ning muid infotehnoloogia alaseid teenuseid pakuvad:

Registrite ja Infosüsteemide Keskus
Lubja 4, 19081 Tallinn
Telefon:  (+372) 663 6300 
E-post: [email protected]
https://www.rik.ee

Riigi IT Keskus
Lõõtsa 8A, 11415 Tallinn
Telefon (+372) 666 0166
E-post: [email protected]
https://rit.ee/ 

Ameti dokumendihaldussüsteemi Pinal arendaja on Hyperintelligent Aliens OÜ
Hyperintelligent Aliens OÜ
Lai 33-1, 51005 Tartu
Telefon: (+372) 53 037 167
E-post: [email protected]

Ameti finantsarvestust peab  Riigi Tugiteenuste Keskus
Riigi Tugiteenuste Keskus
Lõkke 4, 10142 Tallinn
Telefon: (+372) 663 8200
E-post: [email protected]

Millised on isikuandmed ja millistel juhul neid töötleme?

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada erinevate tunnuste nagu nimi, isikukood, elukoht, asukohateave, e-posti aadress, telefoninumber või ka ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
Eriliigilised isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.
Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, dokumenteerimine, kohandamine, muutmine, lugemine, säilitamine, hävitamine jmt.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Keeleameti tegevus on avalik. Töö käigus jõuab ametisse mitmesuguseid isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad ametisse jõuda läbi kirjavahetuse, kui Te saadate meile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja, taotluse, teatise, kaebuse või muu pöördumise, või saadab selle meile kolmas isik (sh juriidiline isik), kuid see sisaldab Teie isikuandmeid. Isikuandmed võivad meieni jõuda ka siis, kui olete mõne menetluse osapool.
Teie isikuandmeid kasutatakse pöördumise menetlemiseks, sellele vastamiseks ning selle põhjal vajadusel muude dokumentide koostamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldame isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.
Kui peame Teile vastamiseks väljastama juurdepääsupiiranguga isikuandmed, peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu peate oma pöördumise omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude vm pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi üldjuhul ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest või edastame Teile informatsiooni, kuhu peaksite pöörduma.
Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb ametil avaldada osa töötulemustest ameti avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikus dokumendiregistris. Seal on näha eraisikust kirja saatja.
Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ettevõtte töötajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed võivad dokumendiregistris olla avalikud.
Oluline on vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta nähtavaks isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses või eriseadustes.
Muudele isikutele/asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust Teie pöördumise või neis sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalikkuse huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud. 
Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad pöördumises sisalduvatele andmetele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Riigi IT Keskus ja Hyperintelligent Aliens OÜ) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Kirjavahetust säilitab asutus 5 kuni 10 aastat või kui tegemist on arhiiviväärtusliku kirjavahetusega, siis tähtajatult. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
Ameti teenistujate ametlikele e-postiaadressidele edastatud e-kirju, säilitatakse üldjuhul 1 aasta.
Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Lepingud

Teie andmeid võidakse ametis töödelda, kui olete ametiga sõlmitud lepingu (võlaõiguslikud lepingud nagu käsundus- või töövõtuleping) osapool või ametiga lepingu sõlminud juriidilise isiku töötaja (nt hanke-, rendi-, ostu-müügi jmt lepingute puhul).
Teie andmeid töödeldakse nimetatud lepingu täitmiseks ja võimalike juriidiliste kohustuste täitmiseks ning üksnes lepingu täitmisega seotud eesmärkidel.
Ametis sõlmitud lepingud on reeglina avalikud, välja arvatud juhtudel, mil esineb avaliku teabe seadusest või muust eriseadusest tulenev õiguslik alus neile juurdepääsupiirang kehtestada.
Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad lepingutes sisalduvatele andmetele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse ja Riigi Tugiteenuste Keskus) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 
Muudele isikutele/asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust lepingutes sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Lepinguid (v.a. töölepingud) säilitatakse 8 aastat.

Järelevalve

Amet võib isikuandmeid töödelda juhul, kui viime läbi järelevalvemenetlusi. Andmeid töödeldakse üksnes ametile seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Järelevalve raames kogutud andmed (sh isikuandmed) on juurdepääsupiiranguga teave kuni menetluses tehtud otsuse jõustumiseni. 
Keeleameti järelevalvete käigus kogutud andmeid säilitatakse 5 aastat.

Keeleameti veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
• arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
• külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmete kasutamise eesmärk on külastusstatistika tegemine, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.
Ameti veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja veebilehe arendamiseks. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.
Andmeid säilitame 1 aasta jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.
Andmetele võivad lisaks meie töötajatele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Registrite ja Infosüsteemide Keskus) töötajad, kellel on selleks meie infosüsteemide hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Muudele isikutele või asutustele võime Teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Kandideerimine tööle või teenistusse

Värbamisprotsessi läbiviimisel on isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele ning teha talle ettepanek asuda ametikohale.
Kandidaadi hindamisel lähtub amet isiku enda avaldatud infost. Täiendavate andmete küsimisel ei küsi me Teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi.
Amet võib kandidaadi kohta teave hankida ka avalikest allikatest (avalikud registrid, sotsiaalmeedia, veebilehed jmt). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid amet tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus ameti poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Amet eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.
Kandideerimisdokumentide ja värbamisprotsessis kogutud muu teabega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele (sh teistele kandidaatidele) ei avaldata. 
Kandideerijate avaldusi dokumendiregistrisse ei kanta ja kandideerimise avaldusi säilitame 6 kuud.

Isikuandmete töötlemise põhimõtted

Amet lähtub isikuandmete töötlemisel järgmistest põhimõtetest:

• Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja isiku jaoks läbipaistev. See tähendab, et amet töötleb talle teatavaks saanud isikuandmeid üksnes seadusest tuleneval alusel ning kui töötlemiseks on vajadus. Selleks, et andmetöötlus oleks isiku jaoks õiglane ja läbipaistev, antakse isikule vajalikku infot tema andmete töötlemise kohta.
• Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt. Amet töötleb isikuandmeid üksnes sel eesmärgil, mil need on saadud ning mitte muul eesmärgil, mis on algse eesmärgiga vastuolus. Isikuandmeid töödeldakse nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik, et tagada isikute eraelu puutumatus.
• Isikuandmed on asjakohased, õiged ja tagatakse nende parandamine. Amet teeb endast kõik, et hoida talle teatavaks saanud isikuandmeid õigena ning vajadusel nende õigsust parandada.
• Isikuandmeid säilitatakse ainult ettenähtud säilitustähtaja jooksul ja seejärel need kustutatakse.
• Isikuandmete töötlemisel kasutatakse asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid, mis kaitsevad andmeid ebaseadusliku juurdepääsu, kasutamise, muutmise, avalikustamise ja juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustamise eest.

Isiku õigused

Kõikide isikuandmete osas, mida Teie kohta oleme kogunud, on Teil mitmesuguseid õigusi, millest saate ülevaate alljärgnevalt.
Täpsemalt on Teie kui andmesubjekti õigused sätestatud EL isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklites 15-22.

Õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta ja oma andmetega tutvuda

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Teil on õigus saada kinnitus selle kohta, et tema andmeid töödeldakse, tutvuda andmetega ning järgmise infoga:

• töötlemise eesmärk;
• asjaomaste isikuandmete liigid;
• andmete vastuvõtjad;
• andmete säilitamisperioodi pikkus;
• informatsioon automatiseeritud andmete kogumise kohta;
• andmesubjekti õigused ja muu informatsioon. 

Tutvumiseks peate esitama meile taotluse. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud teie isikusamasuses. Seetõttu peate taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama. Väljastame andmed Teie soovitud viisil nii kiiresti kui võimalik, kuid mitte hiljem kui 1 kuu jooksul alates Teie taotluse saamisest. Kui 1 kuu jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame Teid sellest ja pikendame vastamise tähtaega kuni 2 kuu võrra. Andmete väljastamise eest paberil küsib amet vastavalt avaliku teabe seadusele alates 21. leheküljest tasu kuni 0.19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist 

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete täiendamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus ning lisada sellele taotlust põhjendavad tõendid ja asjaolude kirjeldus. Me edastame info isikuandmete parandamise, kustutamise või töötlemise piiramise kohta kõigile, kellele isikuandmed on avaldatud, välja arvatud juhul, kui see osutub võimatuks või nõuab ebaproportsionaalseid jõupingutusi.

Õigus nõuda andmete töötlemise piiramist ja lõpetamist

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks, teatud eesmärgil kasutamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole ametil (enam) seaduslikku alust, on Teil õigus nõuda andmete kasutamise piiramist või lõpetamist, andmete avalikustamise või andmetele juurdepääsu võimaldamise piiramist või lõpetamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

Õigus nõuda andmete kustutamist

Teil on õigus nõuda oma andmete kustutamist põhjendamatu viivituseta, kui on täidetud üks järgmistest tingimustest:

• Teie andmeid ei ole enam vaja sellel eesmärgil, millisel neid on töödeldud, 
• Te võtate töötlemiseks antud nõusoleku tagasi ja puudub muu õiguslik alus andmete töötlemiseks, 
• Te esitate töötlemisele vastuväite ja puuduvad muud ülekaalukad õiguspärased põhjused töötlemiseks,
• Teie andmeid on töödeldud ebaseaduslikult.

Õigus nõuda andmete kustutamist ei ole siiski absoluutne – vastutav töötleja ei pea Teie andmeid kustutama, kui ta vajab neid andmeid:

• sõna- ja teabevabaduse õiguse teostamiseks,
• juriidilise kohustuse täitmiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või avaliku võimu teostamiseks,
• avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil,
• rahvatervise valdkonnas avaliku huviga seotud põhjustel,
• õigusnõude koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Kui taotlete oma andmete kustutamist, esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

Õigus esitada vastuväited

Samuti on Teil õigus esitada vastuväiteid Teie isikuandmete töötlemise kohta. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus.

Õigus pöörduda andmekaitse järelevalveasutuse ja/või halduskohtu poole

Juhul, kui leiate, et isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi, on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole või halduskohtusse.
Ameti otsuste peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või pöörduda halduskohtusse.

Isikuandmetega seotud rikkumised

Amet dokumenteerib kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed. 
Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni põhjendamatu viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul rikkumisest teadasaamisest. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada. Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Küsimuste puhul isikuandmete töötlemise kohta palume kirjutada aadressil: [email protected]